1. Velhoon pääsy ja käyttöoikeudet, käyttäjät

Mistä löydän Velhon?

Velho löytyy linkistä https://velho.vayla.fi. Linkki löytyy intran työkaluista ja Extranetin kirjautumissivulta. Lisäksi tarvitset Velhon käyttöoikeudet. Suositusselaimia ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox.

Ketkä kaikki pääsevät Velhoon?

Tällä hetkellä muokkaus- ja selausoikeuksia on pääsääntöisesti vain Väylän ja ELY-L-henkilöstöllä. Palveluntuottajille tullaan antamaan oikeuksia käyttökoulutusten jälkeen (syyskuussa 2020). Velho-järjestelmään käyttö vaatii aina myös Väylän extranet-oikeudet. Myöhemmin on tavoitteena laajentaa käyttöä myös muille sidosryhmille.

Miten palveluntuottaja voi saada käyttöoikeudet Velhoon?

Velhon käyttöoikeuden voi saada, jos organisaatiolla on voimassa oleva sopimus Väyläviraston tai ELYn kanssa. Henkilöllä tulee olla myös viraston extranet-tunnukset. Extranet-tunnukset ja Velho-tunnukset haetaan Väyläviraston tai ELYn yhteyshenkilön kautta kootusti mieluusti useammalle henkilölle kerralla.

Extranet-tunnuksia varten tulee täyttää Väyläviraston internet-sivuilta (https://extranet.vayla.fi/web/extranet/) löytyvä Käyttöoikeushakemus (word-dokumentti), joka toimitetaan yhteyshenkilölle asian eteenpäin viemiseksi. Jos extranet-tunnukset on jo hankittu, tulee yhteyshenkilölle toimittaa lista, johon on koottu tunnuksia tarvitsevien henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja extranet-tunnukset.

Millaisia käyttäjäoikeuksia Velhon käyttäjällä voi olla?

Velhoon annetaan muokkaaja- ja selaajaoikeuksia. Selaajaoikeuksilla pääsee
katselemaan kaikkia projekteja ja aineistoja ja lataamaan niitä. Muokkaajaoikeuksilla
pystyy näiden lisäksi muokkaamaan ja poistamaan tietoa.

Rajoitetaanko Velhossa käyttöoikeuksia projektikohtaisesti?

Käyttäjäoikeuksilla pääsee toistaiseksi katsomaan kaikkien projektien
tietoja, eli käyttöoikeudet eivät ole projektikohtaisia. Käyttäjäoikeudet on sidottu
voimassaolevaan sopimukseen, ja sopimuksen päätyttyä käyttöoikeus lakkaa.
Käyttäjästä jää järjestelmän lokiin tieto (tunnus, toiminta, aika), jolloin toiminta on
tarvittaessa jäljitettävissä.

Pitääkö tähän järjestelmään liittyen palveluntuottajien allekirjoittaa salassapitosopimukset, kuten erilaisissa toimeksiantosopimuksissa?

Palveluntuottajat käyttävät Velhoa toimeksiantoihinsa liittyen, joten erillistä
salassapitosopimusta ei tämän hetken tietojen mukaan tarvita.

Kuka voi tallentaa aineistoja Velhoon? Pääsevätkö konsultit tallentamaan aineistoa?

Aineistoja (ja projektitietoja) voivat tallentaa ja metatietoja muokata kaikki, joilla on Projektivelhoon Muokkaaja-käyttöoikeudet.

Kuka saa/voi mitätöidä projektin Velhossa?

Projektin voi mitätöidä kuka vaan muokkausoikeuksilla, jos projektin toimeksiannoilla ei ole aineistoa. Mitätöinti ei poista projektia tietokannasta, mutta poistaa sen näkymästä. Mikäli mitätöit projektin vahingossa, voit pyytää mitätöinnin kumoamisen ylläpidosta (velhotuki@vayla.fi).

Ketkä voivat hyödyntää Velhossa olevia aineistoja?

Velhossa olevia tietoja ja aineistoja voi käydä katsomassa ja lataamassa kaikki, joilla on Velhoon käyttöoikeudet (selaaja-oikeuksilla voi katsella ja ladata aineistoja, ja muokkaaja-oikeuksilla voi poistaa tiedostoja tai muokata tiedostojen metatietoja).

Mistä näkee, kuka tietoja on Velhoon päivittänyt? Entä milloin niitä on viimeksi päivitetty?

Peruskäyttäjät eivät tällä hetkellä näe järjestelmästä projektin päivitystietoja. Aineistojen osalta näkee tiedostoittain tallentajan käyttäjätunnuksen ja dokumentin tallennuksen (tai viimeisen metatietojen muokkauksen) ajankohdan. Tarvittaessa voidaan hakea järjestelmän lokitiedoista tarkemmin tietoa projektin tietojen muokkaajasta ja muokkausajankohdasta.


2. Projektivelho

2.1 Projekti- eli hanketiedot

Milloin hanke/projekti syntyy Velhoon? Milloin/missä vaiheessa projektin tietoja on ylläpidettävä?

Hankkeen (joko suunnittelun tai rakentamisen) alkaessa tulee kyseessä olevasta vaiheesta tehdä Projektivelhoon oma projekti. Projektivelhossa on jokaisesta vaiheesta ( esisuunnittelu, hankesuunnittelu, toteutussuunnittelu ja rakentaminen) oltava erillinen projekti. Tietoja tulee ylläpitää/tarkistaa ainakin kaksi kertaa vuodessa, toistaiseksi tietojen ylläpidosta muistutetaan käyttäjiä sähköpostitse.

Kuka vastaa, että hanketiedot ovat oikein Velhossa?

Kaikkien alkavien ja käynnissä olevien hankkeiden osalta projektipäällikön on huolehdittava, että hankkeelle on luotu kyseistä hankevaihetta koskeva projekti Projektivelhoon. Projektivelhossa on jokaisesta vaiheesta (esisuunnittelu, hankesuunnittelu, toteutussuunnittelu ja rakentaminen) oltava erillinen projekti.

Kuka ylläpitää Projektivelhossa olevia hanketietoja?

Kunkin projektin projektipäällikkö vastaa siitä, että hanketiedot ovat ajan
tasalla. Hanketietoja voi ylläpitää henkilö, jolla on muokkausoikeudet Velhoon.

Tarkoitetaanko lauseella ”Projektipäällikkö perustaa hankkeen/urakan Velhoon” tilaajan vai esim. rakennuttajakonsultin projektipäällikköä?

Lähtökohtaisesti tilaajan projektipäällikkö on vastuussa projektin luomisesta Velhoon, mutta projektikohtaisesti on sovittavissa, kuka tiedot vie ja päivittää Velhossa.

Onko “perus-ELY” projektin tilaaja- vai toteuttava organisaatio? Entä mikä rooli on hankinta-ELYllä? Mitkä ovat perus-ELY:n ja hankinta-ELY:n roolit Velhon käytössä?

Velhojärjestelmässä perus-ELY on projektissa tilaajaorganisaatio ja hankinta-ELY toteuttava organisaatio.

Mitä tietoja hankkeesta pitää Velhossa ilmoittaa? Mitä tietoja tarvitsen, että voin perustaa projektin Velhoon?

Projektia luodessa sille tulee antaa perustiedot (hanketiedot), joista pakollisia ovat nimi, väylämuoto, vaihe, vaiheen aikataulu, tila, tilaajaorganisaatio ja vastuuhenkilön sähköpostiosoite. Suositellaan (jatkossa pakollinen tieto), että projektin sijainti tallennetaan kartalle tai annetaan tierekisteriosoitteena.

Mistä löydän tieosoitteen projektille?

Voit hyödyntää Väylän tienumerokarttaa avuksi oikean tieosoitteen etsimiseen.

Mihin Velhossa olevia hanketietoja käytetään?

Velhossa olevia hanketietoja voi käydä katsomassa kaikki, joilla on Velhoon käyttöoikeudet. Lisäksi Velhosta siirretään automaattisesti kerran viikossa projektitietoja Traficomin Verkkotietopisteelle sekä Väyläviraston hankekartalle. Lisäksi samat Velhosta siirretyt hankekartan projektitiedot ovat saatavilla avoimena datana ja ladattavissa Lataus- ja katselupalvelussa. Tämän vuoksi on tärkeää, että tiedot ovat ajantasalla Velhossa.

Mitä tietoja Velhosta siirretään Verkkotietopisteelle ja Väyläviraston hankekartalle?

Siirrot tehdään seuraavien sääntöjen mukaan:

Rakentamishankkeet

Väyläviraston tie-, rata-, ja vesiväylärakentamishankkeet sekä Ely-keskusten tierakentamishankkeet, joiden

  • Tila on aktiivinen tai alustava
  • Vaihe on peruskorjaus, perusparannus/rakenteenparantaminen tai uusinvestointi

Näiden projektien toteutusaikataulu näkyy Verkkotietopisteessä muodossa ”toteutetaan”.

Suunnittelukohteet

Väyläviraston tie-, rata-, ja vesiväylärakentamishankkeet sekä Ely-keskusten tierakentamishankkeet, joiden

  • Tila on aktiivinen, alustava tai vastaanotettu
  • Vaihe on katusuunnitelma, korjaussuunnitelma, parantamissuunnitelma, rakennus-/rakentamissuunnitelma, ratasuunnitelma/rata- ja rakennussuunnitelma, tiesuunnitelma/tie- ja rakennussuunnitelma, vesiluvan hakeminen (vesilupasuunnittelu) tai yleissuunnitelma/yleissuunnitelma + YVA
  • Arvioitu toteutusajankohta on noin vuoden päästä tai noin 2-4 vuoden päästä.

Näiden kohteiden toteutusaikataulu näkyy Verkkotietopisteessä muodossa ”alustava”.

Huom. Esisuunnitteluvaiheissa olevia hanketietoja ei siirretä Velhosta, eikä niitä, jotka on jo toteutettu tai joiden arvioitu toteutusajankohta ei ole tiedossa. Jos arvioitu toteutusajankohtana on yli 5 vuotta, tiedot viedään hankekartalle, mutta ei Verkkotietopisteelle.

Miksi Velhossa oleva projekti ei näy hankekartalla? Miksi vain osa projektista näkyy hankekartalla? Miksi hankekartan tiedot eivät ole ajan tasalla?

Velhossa ei ole alkuun ollut pakollisena sijainnin antaminen, eikä myöskään tierekisteriosoitteella annettujen projektien paikkatiedot siirtyneet kartalle. Hankekartalta puuttuvien projektien sijaintitiedot tulee tarkistaa ja tarvittaessa tallentaa uudelleen Velhossa. Kun hanketiedot ja sijainti ovat oikein Velhossa (eli projekti näkyy Velhon kartalla joko viivana, pisteenä tai alueena), voidaan sen tiedot lähettää myös hankekartalle.

Miten projektijoukko toimii? Tarkoitetaan sillä samalle rataosalle
tai tielle tehtävien suunnitelmien tai toteutusurakoiden niputtamista?

Kyllä, projektijoukko mahdollistaa usean toisiinsa liittyvän projektin kokoamisen isommaksi kokonaisuudeksi. Projektijoukko voi helpottaa projektipäällikön toimintaa Velhossa. Katso ohjeista lisätietoja, jos mietit lisäisitkö projektin vai projektijoukon.

Projektijoukon tiedot eivät siirry Velhosta muihin järjestelmiin.

Jos projektijoukko mitätöidään, säilyykö siihen liitetyt yksittäiset projektit?

Projektijoukon mitätöinti (poistaminen) ei onnistu, jos siihen on liitetty projekteja. Projektit pitää mitätöidä tai poistaa niistä linkitys projektijoukkoon, jotta joukon mitätöinti onnistuu.

Miksi Velhon kartalla kaikki pallerot ovat samanlaisia projektivaiheesta riippumatta?

Karttaikoneiden kehitys Velho-järjestelmässä on vielä käynnissä ja kehitystyön alla on myös näihin liittyvä karttatasojen suodatus ja geometrioiden näyttäminen.

Viedäänkö hanke Velhoon projektina vai projektijoukkona? Entä hanke, joka sisältää erillisiä osia, joissa esim. suunnittelu erikseen? Mitä ovat toimeksiannot? 

Projektijoukko sisältää useamman projektin, jotka ovat samassa elinkaaren vaiheessa (elinkaaren vaiheita ovat mm. suunnittelu ja toteutus). Projektijoukko kytkee useampia samassa elinkaaren vaiheessa olevia projekteja yhdeksi isommaksi kokonaisuudeksi.

Projekti on kertaluontoinen, tavoitteellinen työkokonaisuus, jonka kesto ja resurssit on ennalta suunniteltu. Projektilla on vain yksi vaihe (esim. saman tiejakson tiesuunnitelma ja toteutus ovat Velhossa omia projektejaan).

Hankkeen koosta/laajuudesta riippuen hanke pilkotaan useaksi projektiksi (esim. urakoittain) joka voidaan koota projektijoukoksi. Pienempi hanke taas on yksittäinen projekti. Toteutusvaiheen hankintamuodosta riippuen (sisältääkö suunnittelua vai ei) voi esim. rakennussuunnittelu olla toimeksianto uusinvestointivaiheessa olevalla projektilla. Mutta jos rakennussuunnittelu tehdään ennen toteutusvaihetta, niin siitä tehdään oma projekti.

Lue lisää aiheesta

Mitä tarkoittaa ”vaihe” Velhossa? 

Vaihe on projektin elinkaaren vaihe, eli projekti on joko esisuunnittelua (esisuunnitelma, aluevaraussuunnitelma, toimenpidesuunnitelma jne), lakisääteistä hankesuunnittelua (tie-, rata- tai yleissuunnitelmat), toteutussuunnittelua (korjaus-, parantamis- tai rakennussuunnitelma) tai toteuttamista (peruskorjaus, perusparannus/rakenteenparantaminen tai uusinvestointi)

Mikä valitaan vaiheeksi, jos uusinvestoinnissa tehdään suunnittelua?

Jos toteutuksen hankintamuoto sisältää suunnittelun, valitaan projektin vaiheeksi toteutusvaiheista esim. uusinvestointi.

Mikä vaihe on rakentamista? 

Rakentamista voi olla projektin vaiheista peruskorjaus, perusparannus/rakenteenparantaminen, päällystys (tulossa myöhemmin) tai uusinvestointi.


2.2. Aineistojen tallentaminen, metatiedot

Milloin aineistoja viedään Velhoon?

Väyläviraston ohjeistuksen mukaisesti syksyllä 2020 alkavien projektien tulee tallentaa aineistoja Projektivelhoon, Velhon peruskoulutusten jälkeen. Myös käynnissä olevat hankkeet voivat harkintansa mukaan tallentaa aineistoa Velhoon. Aineistojen luovutuspisteet (eli millaisina kokonaisuuksina, mitä ja milloin luovutetaan tilaajalle) määritellään hanke-/projektikohtaisesti. Velhoon tallennetaan aluksi vain valmista ja lopullista luovutusaineistoa, joka on palveluntuottajan jo itselle luovutettua.

Millaisin metatiedoin aineistoa tallennetaan Velhoon?

Dokumenttien tallennusvaiheessa niille on annettava tarkat metatiedot, jotka on määritelty Suunnittelu- ja toteutusprojektien aineiston hallinta Velho-järjestelmässä – ohjeessa. Metatietoja on mahdollista muokata jälkikäteen.

Miten tiedostoille annetaan metatiedot?

Velho järjestelmässä metatiedot voi antaa tiedostoille tallennusvaiheessa tai muokata esim. aineistopakettina tallennettujen tiedostojen metatietoja tietojen muokkaustilassa. HHJ-järjestelmästä siirtyy tiedostoille kuvaustekstiksi tiedostopolku, jonka perusteella voi tiedostoja suodattaa ja täydentää metatiedot ryhmittäin.

Miten nimeän projektit, onko Velholla näille nimeämisohjetta?

Erillistä Velhon nimeämisohjetta ei ole olemassa. Esim. suunnitteluprojekteissa tulee käyttää suunnittelukohteiden nimeämisohjetta. Suunnitelmien osalta nimeämiskäytännöt on ohjeistettu suunnitelmien sisältö ja esitystapa-ohjeissa.

Missä muodossa aineistoa tallennetaan Velhoon?

Velhoon on mahdollista tallentaa erilaisia tiedostomuotoja. Tarkoitus on tallentaa Velhoon hankkeen seuraavissa vaiheissa aidosti jatkohyödynnettävässä muodossa olevaa aineistoa.

Mitä aineistoa tallennetaan Velhoon, ja mitä muihin järjestelmiin (esim. asianhallintaan, taitorakennerekisteriin)?

Velhoon tallennetaan julkinen luovutusaineisto, joka on hyödynnettävässä muodossa seuraavissa elinkaaren vaiheissa (joko jatkosuunnittelussa tai rakentamisessa).

Jos aineisto on turvaluokiteltu salaiseksi, sitä ei saa viedä Velhoon, mutta voit lisätä Velhoon viittauksen paikkaan, josta salainen aineisto löytyy (esim. asianhallinta).

Esimerkiksi sillat ovat yleensä turvaluokiteltua aineistoa ja samoin vesihuoltoverkostot (varsinkin z-korkotietojen osalta. Z-tietoja voi olla sekä suunnitelman ”tietomallissa” että lähtötiedoissa).

Millaista aineistoja Velhoon viedään ja milloin?

Velhoon tallennetaan aluksi aineistoa, joka on jo palveluntuottajan itselle luovuttamaa, valmista ja julkista luovutusaineistoa, joka on jatkohyödynnettävässä muodossa (eli alkuperäiset tiedostomuodot pdf-muotojen lisäksi). Aineiston luovutuspisteet sovitaan hanke-/projektikohtaisesti.

Voiko esitarkastusvaiheessa olevaa tai muuta vielä muuttuvaa aineistoa viedä Velhoon?

Kyllä voi viedä. Keskeneräinen tai tarkentuvat tiedostot tulee merkitä statuksella ”työn alla” tai  tarkastettavaksi toimitettavat statuksella ”jaettu”, jotta niitä ei sekoiteta lopullisiin luovutusaineistoihin (julkaistu-tilassa).

Voiko Velhoon tallentaa henkilötietoja sisältävää aineistoa (esim. maanomistajaluettelo, palautteet…)?

Kaikki dokumentit joissa on julkisia henkilötietoja voi tallentaa Velhoon. Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot. Velhoon tallennetaan vain ohjeistuksen mukaiset tarpeelliset henkilötiedot. Henkilötietoja sisältäville dokumenteille tulee antaa lisämetatieto: ”Sisältää henkilötietoja”, jotta dokumenttien jatkokäsittelyssä osataan ottaa huomioon, mitä tietosuojalainsäädännössä on henkilötietojen käsittelystä määrätty.

Miten huolehditaan, että viimeisin versio on Velhossa? Miten aineistoa päivitetään?

Velhoon tallennetaan aluksi vain valmista ja lopullista luovutusaineistoa, joka on palveluntuottajan jo itselle luovutettua. Mikäli myöhemmin dokumentista tehdään uusi versio, tulee viimeisin (lopullinen) versio tallentaa Velhoon aikaisemman version päälle. Projektipäällikkö vastaa, että projektin luovutusaineisto on toimitettu Velhoon sekä muihin järjestelmiin kuten asianhallintaan, arkistoon, taitorakennerekisteriin jne.

Ilmoittaako Velho, jos tallennettava aineisto on jo kertaalleen
tallennettu?

Ei ilmoita toistaiseksi.

Onko tallennettavan tiedoston tai aineistopaketin (zip) kokoa rajoitettu?

Rajoitus on 5Gb. Velho antaa ilmoituksen, jos yrität tallentaa kerralla isompaa kokonaisuutta.

Onko tiedostonimen tai kuvauksen pituutta rajoitettu?

Erillisiä rajoituksia ei ole asetettu, mutta teknisistä syistä maksimipituus on 1024 merkkiä.

Miten ja kenen toimesta Velhossa tarkistetaan, että kaikki projektiin/toimeksiantoon liittyvät tarpeelliset aineistot on viety Velhoon?

Velhossa voi toimeksiannon aineistolistaus näyttää tallennettujen tiedostojen lukumäärän. Voit myös esimerkiksi suodattaa tiedostot aineistoryhmittäin/-lajeittain ja verrata tiedoston lukumäärää alkuperäisen lähteen kanssa.

Tallennetaanko Velhoon tietoturvaluokiteltua aineistoa?

Velhoon ei tallenneta salassa pidettävää tietoa, mutta Velhoon voidaan tallentaa viitetiedot salassa pidettävästä aineistosta ja sen tallennuspaikasta. Itse salassa pidettävää tietoa sisältävä tiedosto tallennetaan salassapitovaatimukset täyttävään tallennuspaikkaan, asiasta riippuen esim. asianhallintaan tai dokumentinhallintajärjestelmään (Alfrescoon).

Yleisötilaisuuksissa saadut palautteet sisältävät usein henkilöiden yhteystietoja. Pitääkö yhteystiedot siivota palautteista pois, jos Velhoon saa viedä vain julkista aineistoa?

Pääsääntöisesti nimi ja yhteystiedot ovat julkisia (ellei ko. henkilö ole salannut tietojaan). Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ määrittelee asiakirjat, jotka ovat salassapidettäviä. Lisäksi käyttöönotossa tullaan tarkentamaan substanssin (eli toimintojen) kanssa Velhoon tallennettavat aineistot yksityiskohtaisesti.

Voiko Velhoon tallentaa siltamalleja?

Salaiseksi turvaluokiteltua tietoa ei saa tallentaa Velhoon. Siltamallista saa kuitenkin viedä geometriamallin, jota voi tarkastella BIM-työkalulla. Mallista tulee poistaa raudoitus- yms. tiedot ennen Velhoon vientiä.

Onko metatietojen lisäys pakotettu toiminta vai voiko käydä niin,
että joku ohittaa tietojen kirjaukset?

Osa metatiedoista on pakotettuja ja osa vapaaehtoisia. Pääosa
metatiedoista on toteutettu valintalistoilla, jolla pyritään yhtenäisyyteen ja
laadukkuuteen, esim. ettei pakollisia tietokenttiä voi ohittaa puutteellisin tiedoin.

Millaisin metatiedoin Velhoon tallennetaan valmiita aineistopaketteja? Ja milloin vanhoja suunnitelma-aineistoja voi/pitää viedä velhoon?

Aineistopaketteja (zip) voi tallentaa Velhoon esim. zipattuna kansiorakenteeseen tai muuhun sopivaan kokonaisuuteen. Järjestelmä purkaa aineistopaketin yksittäisiksi tiedoistoiksi, ja kirjoittaa kuvaustekstiin zip-paketissa olevan kansiorakenteen. Tallennusvaiheessa aineistopaketille ei voi antaa muita metatietoja, mutta ne voi täydentää jälkikäteen Suunnittelu- ja toteutusprojektien aineiston hallinta Velho-järjestelmässä – ohjeen mukaiseksi.

Onko Velhoon tarkoitus tehdä kaikille projektin toimeksiannoille omat toimeksiantonsa? Esim. Maastomittaus-toimeksianto tuottaa lähtötietoa suunnittelu-toimeksiannolle. Riittääkö, että Velhoon tallennetaan pelkästään suunnittelu-toimeksianto, jonka raaka-aineessa ja lähtötiedoissa maastomalliaineisto on, vai tuleeko maastomittaus-toimeksiannolle tehdä erikseen oma toimeksiantonsa, jonne aineisto tallennetaan myös?

Jos mittaukset toteutetaan osana suunnittelua, ei ole tarpeenmukaista tehdä omaa toimeksiantoa. Mutta jos suunnittelutoimeksiantoa ei vielä ole, niin mittausten aineistot voidaan tallentaa Velhoon jatkohyödynnettäväksi.

Mitä aineistoa tallennetaan tekniikkalajin ”alueet” alle?

Tekniikka-alan alueet alle tallennetaan terminaalien, lentoasemien ym. liikennepaikkojen sekä alueiden suunnitteluun liittyvät aineistot (tekniikkalaji on mahdollinen lisämetatieto rakenteet ja järjestelmät (lähtötiedoissa) sekä suunnitelmakokonaisuus -aineistolajeille).

Tekniikkalajeissa on tekniikkalajit ”sähkörata ja vahvavirta” sekä ”valaistus”. Kumpaan luokitellaan rataympäristön valaistukset?

Rataympäristön valaistus tallennetaan tekniikka-alan valaistus alle.

Onko ”Rakennuttaminen ja valvonta” -toimeksianto sellainen, mikä pitäisi laittaa projektin alle? Sisältää salaista aineistoa.

Jatkohyödynnettäväksi tarvittavat aineistot tulee tallentaa Velhoon, mutta salassapidettäviä ei. Eli joutuu käyttämään projektikohtaisesti harkintaa. Salassapidettävään aineistoon kannattaa lisätä viittaus, jotta myöhemmin aineiston hyödyntäjä tietää sen olemassa olosta ja voi pyytää siitä lisätietoja tarvittaessa.

Miten Velhossa erotetaan Traficomin hyväksymä ja lainvoimainen rata- tai tiesuunnitelma-aineisto?

Tällä hetkellä ko. aineisto ei ole erotettavissa nykyisillä vakiometatiedoilla. Esim. lyhyellä kuvaus-tekstillä on mahdollista merkitä ko. tiedostot.

Suunnittelujärjestelmien natiivimuotoja on välillä viisaampi tuoda Zip-muodossa kuin yksittäisinä tiedostoina. Esim. Novapointin tai Teklan natiivimalli voi sisältää satoja tai jopa tuhansia tiedostoja. Jääkö tämä paketti kellumaan ilman metatietoja vai täytyykö paketti purkaa?

Jos halutaan, että Zip-pakettia ei pureta yksittäisiksi tiedostoiksi Velhossa, se voidaan tallentaa yhtenä tiedostona, jolle antaa lyhyen kuvaustekstin sitä kuvaavana metatietona. Huom. zippinä viety malliaineisto ei lataudu 3d-työkaluun.

Onko metatietoja mahdollista lukea sisään esimerkiksi Excelin avulla? Joistakin projektipankeista sisältöluettelon saa helposti ulos ja tuota voisi käyttää apuna metatietojen sisäänluvussa.

Tällaista toiminnallisuutta ei tällä hetkellä ole.

Ovatko aineistoluetteloissa olevat nimet (tiedoston tekijä, vastaanottaja jne.) henkilötietoja?

Eivät ole.

Miten Zip-viennissä huomioidaan henkilötiedot?

Vastaus: Aineistopaketin purkuvaiheen jälkeen tulee täydentää henkilötietoja sisältävien tiedostojen metatiedot tältä osin. Zip-aineistopaketin tallennusvaiheessa ei ko. metatietoa pysty antamaan/erottelemaan. Voit käyttää tähän aineistojen massamuokkausta.

Mitä jos zippinä viety aineisto jää metatiedottamatta? Onko se kuitenkin käytössä? Tuleeko järjestelmältä mitään herätettä, että tämä jäänyt metatiedottamatta?

Tällä hetkellä tällaisessa tilanteessa ei tule erillistä herätettä. Metatieto näkyy silloin järjestelmässä ”määrittelemätön”. Myös metatiedottamaton aineisto on normaalisti käytössä, mutta jatkossa sitä on hankala löytää laajan haun kautta, jos metatietoja ei ole annettu.

Voiko suosiolla jättää laittamatta dataa velhoon, jossa epäilyttää luovuttaminen julkisuus-pykälän vuoksi? Paikkatieto-lähtöaineistossa on välillä ollut tosi tiukkoja käyttöoikeussopimuksia (esim. uhanalaistiedot), jossa on rajoitettu luovuttaminen kolmannelle osapuolelle ilman lupaa. Tämän Velhon luokitteleminen julkiseksi aineistoksi (ei avoimeksi dataksi) aiheuttaa vähän mietittävää soppareiden muodosta ja täytyy ottaa huomioon jo dataa tilatessa?

Jos epäilyttää, että tietoa ei saa tallentaa Velhoon, sen voi jättää viemättä Velhoon. Dokumenttilistaukseen se kannattaa kuitenkin kirjoittaa, että tiedetään, että kyseinen dokumentti on tallennettu johonkin muualle ja minne. Voit myös lisätä Velhoon viittauksen siitä missä aineisto sijaitsee.

Kuvien revisiointi, eli pysyvätkö kuvien nimet samoina?

Uusi versio eli revisio tallennetaan edellisen tiedoston päälle. Tällä hetkellä järjestelmä ei tunnista samannimisiä tiedostoja.

Tallennetaanko toteuma-aineistoon kaikki aineisto, eli myös ne
mallit/suunnitelmadokumentit, joihin ei ole päivityksiä tehtäväksi (eli kun
toteuma vastaa toteutusta)?

Jos mallit/suunnitelmadokumentit vastaavat lopputilanteessa toteumaa, niin
ne tallennetaan toteuman alle.

Onko Velhon hakemistorakenteen ja tiedostonimen maksimipituudelle jotain rajoitusta?

Velhossa ei ole kansiorakennetta. Tiedostonimen pituuden rajoite ei tule herkästi vastaan, se on yli 100 merkkiä.

Miten metatiedot annetaan yksittäiselle tiedostolle, jota koskee useampi kuin yksi metatieto ko. metatieto-tasosta? Esim. Suunnitelmakokonaisuuteen tallennettava tietomalliselostus, joka koskee useampaa tekniikka-alaa? Pitääkö sille arpoa yksi tekniikka-ala?

Jos dokumentille ei voi antaa selvästi sen sisältöä kuvaavaa tekniikka-alaa, jätetään metatieto yleiselle tasolle. Tekniikka-ala ei ole pakollinen metatieto.

Kenen vastuulla on huolehtia tietojen oikeudesta, jos kolmas osapuoli on tehnyt muutoksia aineiston metatietoihin (esim. muuttanut dokumenttityypin osamalliksi katsoakseen sitä bim-työkalulla).

Lopullinen vastuu tietojen oikeellisuudesta on tilaajan projektipäälliköllä. Jokaisella käyttäjällä on kuitenkin myös henkilökohtainen vastuu huolehtia siitä, ettei tee turhia muutoksia tietoihin ja esimerkkitapauksessa muuttaa tiedot takaisin alkuperäisiin tarkastelun jälkeen.


2.3 Kansiorakenne

Minulla on tiesuunnitelma valmistumassa, mitä kansiorakennetta käytän: Sharefile vai Velhon mallikansiorakenne? Kumpaa tulisi käyttää luovutusaineiston kokoamisessa?

Hyväksymiskäsittelyä varten toimitettavat aineistot tallennetaan Sharefileen hankesuunnittelun ohjeiden mukaisesti ja sovitussa kansiorakenteessa. Velhoon tallennettaessa Velhon mallikansiorakenne auttaa luovutusaineiston esiluokittelussa. Velhoon valmiin suunnitelman luovutusaineisto voidaan tallentaa aineistopakettina Velhoon ja tiedostojen metatietoja voi muokata/täydentää jälkikäteen.

Mistä Velhon vietävän aineiston mallikansiorakenne löytyy?

Mallikansiorakenteen sekä muita tiedon ja mallinhallinnan apuaja löydät Väylän Alfrescosta (ei vaadi kirjautumista). Mallikansiorakenteesta on hyötyä aineistojen ryhmittelyssä/esilajittelussa Velhoon tallennettaessa (ryhmälle annettavat yhtenäiset metatiedot).

Miten kansiorakenne suhtautuu tietomallinnuksen ja YIVn mukaiseen kansiorakenneohjeistukseen?

Velhon metatietoihin perustuva mallikansiorakenne on Velhon näkemysten myötä tarkennettu kansiorakenne, joka pohjautuu YIV kansiorakenteeseen.

Lähtöaineiston osalta YIV-ohjeisiin verrattuna Velhosta puuttuu E-Viiteaineisto -kansio. Mihin jatkossa tallennetaan (esim. maastokäyntien) valokuvat?

Maastokäyntien valokuvat tallennetaan lähtötiedoissa kuvaavan aineiston mukaan esim. maasto, rakenteet, elinympäristö jne. Dokumenttityypiksi annetaan kuva.

Ennen lähtötietoaineistossa oli YIV-ohjeen mukaisesti E-kansiossa ”Muut suunnitelmat”-kansio, johon tallennettiin esimerkiksi ratasuunnitelma-aineistoa rakentamissuunnitelmavaiheessa ja muita rakentamiseen liittyviä suunnitelmakokonaisuuksia. Mihin näitä muita suunnitteluun liittyviä suunnitelmakokonaisuuksia on tarkoituksena
jatkossa tallentaa?

Edellisen vaiheen suunnitelmia tai muita suunnittelualueeseen liittyviä suunnitelmia ei tarvitse tallentaa toimeksiannolle erikseen lähtötietona, kunhan aineisto on Velhossa toisen toimeksiannon/projektin alla. Lisäksi kyseinen lähtötieto merkitään normaalisti lähtöaineistoluetteloon.

2.4. Aineistojen hyödyntäminen

Miten Velhosta suodatetut (tai laajan haun tuloksena saadut) tiedostot saa ladattua nipussa omalle koneelle?

Velhosta voi ladata omalle koneelle joko yksittäisen tiedoston suoraan tai useamman tiedoston aineistopakettina (zip). Ohjevideo löytyy täältä. Aineistopaketin lataaminen vaatii, että sallit selaimessa ponnahdusikkunoiden avaamisen. Jos ponnahdusikkunat ovat selaimellasi estetty, siitä kertoo pieni kuvake osoitepalkin oikeassa reunassa yrittäessäsi latausta. Kuvaketta klikkaamalla voit sallia ponnahdusikkunoiden avaamisen Velhossa, jotta aineistopaketit lähtevät latautumaan koneellesi.

2.5. Projektivelhon toiminnallisuudet

Onko Velhossa dokumenttien esikatseluominaisuutta?

Ei vielä. Tietomalliaineistot pystytään avaamaan 3D-katselutyökalulla, muita dokumentteja ei.

Onko Velhossa ilmoitusvahtia, joka ilmoittaa, kun joku lisää tietoa omaan projektiini?

Tällaista toiminnallisuutta on toivottu, mutta toistaiseksi on kehitysjonossa.

Pystyykö ison tiedostopaketin metatiedot täydentämään esim. Excelin avulla?

Dokumenttien metatietojen muokkaus (yksittäisen tai useamman tiedoston) tapahtuu järjestelmässä, eli kyseistä toiminnallisuutta ei ole Velhossa toistaiseksi.

Saako sijainnin tuotua Velhoon uuden linjauksen mukaan jossain formaatissa?

Toistaiseksi sijainnin voi tallentaa Velhoon piirtämällä tai koordinaattitietona. Toistaiseksi tiedostomuodossa koordinaattitietoa ei voi tuoda. Selvitämme, onnistuuko koordinaattitiedon kopiointi esim. tiedostosta tekstikenttään.

Voiko Velhoon tehdä linkkejä (esim. missä mahdollinen salassa pidettävä tieto sijaitsee?

Kyllä. Voit lisätä viittauksen esim. salassa pidettävään aineistoon viittaus-toiminnallisuudella.

Onko Velhosta tulossa työpöytäsovellus-versio?

Ei ole.

2.6. Velhon BIM-katselutyökalu

Saako leikkauksiin näkymään kaltevuudet?

Kyllä, kaltevuudet näkyvät kullekin pinnalle

Muistaako kommenttityökalu käytössä olevat pinnat?

Ei vielä, tulossa: tallennetut näkymät muistavat piilotetut osamallit

Onko poikkileikkausikkunassa mittaustyökaluja?

Ei ole tällä hetkellä

Tuleeko poikkileikkaukset sekä pituusleikkaukset sitoa aina geometriaan vai voiko ne määrittää vapaasti?

Tällä hetkellä kyllä, mutta on tulossa (tai palautetaan) myös vapaa leikkaus

Voiko työkaluun hakea tietoa avointen rajapintojen kautta? Voisiko aineistoksi saada pohjavesialueiden rajat SYKEn avoimesta rajapinnasta?

Velhossa selvitetään mitä tausta-aineistoja voitaisiin käyttää BIM-työkalussa.

Mitä vaatimuksia käyttäjän tietokoneen tehoille tämä työkalu asettaa? (ts. pyöriikö malli muilla kuin tehokoneilla)?

Vaatimuksena on ollut, että perustoimistokoneen teho pitäisi riittää. Tähän mennessä on todettu toimivan.

Osaako hakutoiminto hakea inframodel-tiedoston sisältämä tietoa, esim. ominaisuustietoa?

Velhon perushaku hakee vain tiedoston nimestä, ei tiedoston/mallin sisältä. Esimerkiksi mallissa olevat InfraBIM-koodauksen mukaiset elementit löytyvät  BIM-työkalun Plugins-välilehden (palapelipala-kuva) Element Types-kohdasta. Valitsemalla koodin, voi ko. elementin/objektin korostaa.

Lukeeko BIM-työkalu Tievelhon puolta?

Ei tällä hetkellä.

Saako pituusleikkauksen S-kaarien arvot jotenkin näkyviin tai kysyttyä hiirellä?

Ei tällä hetkellä.

Näyttääkö BIM-työkalu rakennuksista jotain tietoja?

Kyllä, mutta riippuu mallin formaatista. DWG:stä vain tiedoston nimen, IFC-mallista myös tarkempaa tietoa.

Saako tasoja läpinäkyviksi siten, että saisi esim. rummut pelkästään näkyviin? Trimble connectin tapainen haamumalli voisi olla tuossa näppärä?

Tällä hetkellä mallit saa läpinäkyviksi yksitellen tai infraBIM-koodin mukaisesti (kaikki samalla InfraBIM-koodilla olevat).

Onko suunnitelmissa, että vietäisiin myös vanhempia tiesuunnitelma- ja toteuma-aineistojen Velhoon?

Niitä viedään ja voi viedä tarpeen mukaan. Varsinaista suunnitelmaa tästä ei ole.

Olisi hyvä, jos Velho pystyisi tarjoamaan suoraa tukipalvelua. ”Lähiopetusta” ohjelman käyttöön oman projektin kanssa.

TiMaHa-tukipalvelu auttaa tarvittaessa: lähetä kysymyksesi osoitteeseen timaha@vayla.fi. Lisäksi kahden viikoin välein järjestettävissä velho-varteissa on aina mukana Velhon sekä tiedon- ja mallinhallinnan asiantuntijoita, jotka voi auttaa sinua kysymyksesi kanssa. Voit katsoa apuja myös tiedon ja mallinhallinnan apuvälineistä.

Onko hankinta-asiakirjoihin sisällytettäväksi vaatimuksia Velhon dokumentaatiosta?

Hankinnan ohjeistuksessa on suunnitteluhankkeille tiedonhallintasuunnitelmapohja, jota on tarkoitus käyttää siten, että alustava tiedonhallintasuunnitelma tarkennetaan ja laitetaan tarjouspyyntöön. Tarjoajat täyttävät pyydetyt osiot ja täydentävät sen varsinaiseksi tiedonhallintasuunnitelmaksi.

2.7. Velho ja HHJ

Miten tiedot liikkuvat HHJ- ja Velho-järjestelmien välillä? Pitääkö tietoja/aineistoja tallentaa kahteen paikkaan?

HHJ-Velho integraatio on suunniteltu toteutettavaksi vaiheittain. 1. vaihe on toteutettu tammikuussa 2020, jonka jälkeen HHJ-järjestelmässä luodut hanketiedot on voitu määritellä siirrettäväksi Velho-järjestelmään. Lisäksi syksyllä 2020 on toteutettu 2. vaihe aineistojen siirto HHJ:sta Velhoon. Lisätietoja siirrettävistä aineistoista saat HHJ:n yhteyshenkilöiltä.

Miten HHJ-järjestelmän kautta projektin tila muuttuu?

HHJ-järjestelmän kautta luodun projektin tilan muuttuminen Velhossa on yhteydessä HHJ-järjestelmässä tapahtuviin toimenpiteisiin. Eli HHJ-järjestelmässä luotujen hankkeiden projektien tilat päivittyvät automaattisesti Velhoon.

Mistä näen, mitä tietoja HHJ:sta siirtyy Velhoon?

Elyt ovat toteuttaneet erillisen ohjeen, miten liityntä Velhon kanssa toimii, ja se löytyy Elyjen intranetista Taimista.

Riittääkö, että aineistot tallentaa HHJ:ään? Pitääkö metatietoja täydentää Velhossa?

Riittää, että aineistot on viety vain HHJ:ään. Tiedostojen metatietoja voi täydentää Velhossa aineiston paremman löydettävyyden takaamiseksi.

Mitä tapahtuu, jos muokkaan tietoja HHJ:ssa, muuttuuko kaikki tiedot samalla vaikka niitä olisi muokattu Velhoon?

Hanketietojen muokkaaminen HHJ-järjestelmässä ns. ylikirjoittaa Velhossa olevat tiedot. Uuden tiedoston lisääminen kansioon ei muuta Velhossa aiemmin muokattujen tiedostojen metatietoja.

2.8. Muut liityvät järjestelmät ja Projektivelho

Korvaako Velho tulevaisuudessa täysin Alfrescon ja muut projektipankit? Käytetäänkö Alfrescoa jatkossakin ei-julkisten asiakirjojen säilytykseen (esim. sopimusasiakirjat)?

Toistaiseksi Alfresco, projektipankit ja muut projektinaikaiset dokumentinhallintajärjestelmät toimivat Velhon rinnalla. Alfresco säilyy jatkossakin ei-julkisten asiakirjojen säilytyspaikkana. Velhossa on viittaustoiminto, jolla voidaan tuoda tieto Velhoon toisessa järjestelmässä sijaitsevasta aineistosta.

Mitä tietoja taitorakenteista tallennetaan Velhoon?

Aihetta on käsitelty Velho-vartissa kesäkuussa 2021. Katso tallenne

Taitorakenteiden tiedonhallinnasta ja arkistoinnista olevan ohjeen mukaan toimitetaan tiedot ja aineistot Taitorakennerekisteriin ja arkistoon. Velhoon ei saa tallentaa turvallisuusluokiteltua aineistoa.

Taitorakenteista viedään Velhoon

  • Yleissuunnitelmat ja dokumentaatio
  • Tie-, silta-, rata yms suunnitelmat ja dokumentaatio
  • Taitorakenteet saavat turvaluokituksensa vasta rakennussuunnitelma vaiheessa
    • Rakennussuunnitelmat TL-4
    • Laskelmat TL-3
  • Yhdistelmä ja havainntietomallit

Taitorakenteiden tietomalleista viedään

  • Uusien hankkeiden ja projektien suunnittelijalta pyydetään erillinen versio Velhoon vietäväksi RS vaiheen tietomallista, joka sisältää:
  • Yhden IFC tietomallin joka sisältää
    • Geometrian
    • Pintarakenteet ja kerrokset (ratapenger, asfaltti ym. Kerrokset rakenteen päällä)
    • Taitorakenteen ulkokuori ilman metatiedotusta
    • Taitorakenteisiin liittyvät kaivannot ja täytöt

Taitorakenteista ei viedä Velhoon

  • Rakennussuunnitelman aikaisia suunnitelmia ja laskelmia
  • Toteutumamittauksia
  • Toteutussuunnitelmat, laskelmat ja toteumamittaukset taitorakenteista viedään jatkossa Taitorakennerekisteriin

Aihetta on käsitelty Velho-vartissa kesäkuussa 2021. Katso tallenne

Väyläviraston kirjeessä 14.9.2020 ”Tarkennuksia Väyläviraston suunnitelma- ja toteumatiedonhallinnan ohjeisiin” kerrottiin, että Velhoon ei saa tallentaa turvaluokiteltua aineistoa. Kuulin, että sillat ovat turvaluokiteltua aineistoa. Miten toimitaan Velhossa siltojen osalta? Viedäänkö siltasuunnitelmat silti Velhoon?

Velhoon ei saa viedä turvaluokiteltua aineistoa. Voit lisätä viittaustoiminnolla viittauksen paikkaan, jossa siltasuunnitelmat sijaitsevat.

Sopimusaineistolle on omat paikkansa Velhossa. Onko asianhallinnan ja Velhon välillä automaattinen tiedonvälityksen yhteys, ja onko määritelty rajausta näiden järjestelmien sisältämien tietojen välille (kaikki molemmissa vai jokin määritelty jaottelu)?

Integraatiota eli suoraa yhteyttä ei ole vielä, siitä on keskusteltu. Samaan aiheeseen liittyy vahvasti myös digitaalinen aineistonhallintajärjestelmä, joka tulleessaan vastaa arkistointivaatimuksiin. Tällä hetkellä järjestelmät toimivat rinnakkain. Periaatteena kuitenkin, että jos dokumentit on tallennettu asianhallintaan, ei niitä tarvitse tuoda Velhoon. Asianumero projektin/toimeksiannon yhteyteen on jo nykyisin mahdollista laittaa viitetietona ko. aineistoihin. Lisäksi Velhon viittaustoiminnolla voidaan viitata myös taitorakennerekisteriin, Alfrescoon tmv. järjestelmään tallennettuihin (turvaluokiteltuihin/salassapidettäviin) aineistoihin.

Asianhallinta, Alfresco, Velho… Aika monta tallennuspaikkaa. Korvaako joku näistä toisen, onko näiden kesken jokin linkitys?

Velho on vielä kehitysvaiheessa ja tulee aluksi muiden järjestelmien rinnalle. Tavoitetilanteessa järjestelmien välisin integraatioin saadaan tiedot liikkumaan ja toimintaa tehostettua.

Mihin rooliin jäävät nyt käytössä olevat projektipankit, SokoPro, Buildertcom jne.? Tullaanko niistä siirtämään aineistoja Velhoon? Entä korvaako Velho jotenkin pohjatutkimusten arkistoinnin GTK pohjatutkimusrekisteriin?

Integraatioita myös projektipankkeihin ja GTK:n pohjatutkimusrekisteriin edistetään ajallaan. Toistaiseksi nykyiset järjestelmät säilyttävät roolinsa ja edelleen toimitetaan Pohjatutkimukset GTK:n pohjatutkimusrekisteriin, arkistoitavat aineistot arkistoon, taitorakenteisiin liittyvät aineistot taitorakennerekisteriin, ratapiirustukset ratapiirustusarkistoon jne voimassa olevien ohjeiden mukaisesti.

3. Tievelho

3.1. Tietosisältö

Mitkä Velhon tiedot vastaavat Tierekisterin tietoja (tietolajeja)?

Tierekisterin tietoja vastaavat Velhon tiedot on kuvattu vastaavuustaulukossa.